Gästeliste
Wie Sie eingeladene Gäste hinzufügen, ihnen kostenlose Tickets ausstellen und die Gästeliste Ihrer Veranstaltung verwalten.
Gäste mit festen Plätzen
Bei Veranstaltungen mit festen Plätzen öffnen Sie die Gästeliste, klicken auf Zu Plätzen einladen, tragen die Gastdaten ein und wählen Sitze, einen ganzen Tisch oder Eintrittsmengen für freie Zonen. Bei wiederkehrenden Veranstaltungen wählen Sie zuerst den Termin. Einladungen nutzen dieselbe Kapazität wie Verkäufe und aktive Reservierungen; jeder Platz oder Eintritt erhält ein kostenloses Ticket. Sie zählen nicht zum Verkaufsumsatz. Plätze nehmen Sie über Plätze zurückziehen im Menü des Gasts zurück: Ein Sitz, ein Eintritt oder ein ganzer Tisch geht wieder in den Verkauf und das Ticket wird ungültig – sofern der Gast damit noch nicht eingelassen wurde. Mehr: Sitzplätze.
Die gewöhnlichen Schritte und FAQ unten gelten für Veranstaltungen ohne feste Plätze.
Was die Gästeliste ist
Mit der Gästeliste stellen Sie bestimmten Personen direkt kostenlose Tickets aus, ohne sie öffentlich zu verkaufen. Das ist praktisch für:
- Presse und Journalisten
- Partner und Sponsoren
- VIP-Gäste und eingeladene Künstler
- Mitarbeiter und Freiwillige
Jeder Gast erhält per E-Mail ein vollwertiges PDF-Ticket mit QR-Code — genau wie bei einem regulären Kauf.
Wo Sie die Gästeliste finden
Portal → Ihre Veranstaltung → „Gäste“
Einen Gast hinzufügen
Bei einer wiederkehrenden Veranstaltung wählen Sie zuerst den Termin, zu dem Sie den Gast einladen – seine Tickets gelten nur für diesen Termin.
- Klicken Sie auf „Gast hinzufügen“
- Geben Sie den Namen des Gastes ein
- Geben Sie die E-Mail-Adresse ein
- Fügen Sie bei Bedarf freie Angaben hinzu — zum Beispiel „Presse“, „Sponsor“, „VIP“ — diese Information ist auf dem Ticket sichtbar
- Klicken Sie auf „Speichern“
Das System erstellt automatisch ein kostenloses Ticket und sendet dem Gast eine E-Mail mit dem PDF sowie Links für Apple Wallet und Google Wallet.
Was der Gast erhält
Der Gast erhält eine E-Mail mit:
- Einem PDF-Ticket mit QR-Code zum Scannen am Einlass
- Einem Link zum Hinzufügen in Apple Wallet (iPhone)
- Einem Link zum Hinzufügen in Google Wallet (Android)
- Informationen zur Veranstaltung (Datum, Ort)
Das Ticket funktioniert mit dem QR-Scanner genauso wie ein regulär gekauftes Ticket.
Die Gästeliste verwalten
In der Gästetabelle stehen zu jedem Gast zur Verfügung:
- E-Mail erneut senden — falls der Gast sein Ticket nicht erhalten oder verloren hat
- PDF herunterladen — das Ticket direkt herunterladen, etwa zum Ausdrucken und Ausgeben am Einlass
- Gast entfernen — storniert das Ticket; beim Scannen wird es als ungültig markiert
Freie Angaben auf dem Ticket
Im Feld „Freie Angaben“ können Sie eine beliebige Notiz hinzufügen, die auf dem Ticket erscheint und hilft, den Gast am Einlass zu identifizieren. Zum Beispiel: „Presse-Akkreditierung“, „Sponsoren-Einladung“, „Backstage-Bereich“.
Weiterführende Artikel
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wirkt sich das Hinzufügen von Gästen auf den Zähler verkaufter Tickets aus?
Nein. Gäste-Tickets laufen über einen separaten, verborgenen Ticket-Typ „Guest List“ und werden nicht in den Verkäufen der für Käufer sichtbaren Ticket-Typen gezählt.
Kann ich einen Gast ohne E-Mail hinzufügen?
Nein. Eine E-Mail ist erforderlich — daran wird die Ticket-E-Mail gesendet. Wenn Sie ein Ticket persönlich übergeben möchten, fügen Sie den Gast hinzu, laden Sie das PDF herunter und händigen Sie ihm den Ausdruck aus.
Was passiert, wenn ich einen Gast nach der Veranstaltung entferne?
Das Ticket wechselt in den Status „Storniert“. Das wirkt sich nicht auf das Veranstaltungsarchiv aus, aber ein storniertes Ticket wird beim Scannen abgewiesen.
Wie viele Gäste kann ich hinzufügen?
Es gibt kein technisches Limit. Der Gäste-Ticket-Typ wird mit einer praktisch unbegrenzten Anzahl an Plätzen erstellt.
Erscheinen Gäste-Tickets im Bereich „Bestellungen“?
Ja. Jedes Gäste-Ticket erzeugt eine Bestellung mit dem Status „Bezahlt“ und einem Betrag von 0. Sie erscheinen in der allgemeinen Bestellliste.