Die Kalkulation eines Gigs: Wie man Ticketpreise für kleine Events festlegt, ohne pleitezugehen

Du hast eine Location gebucht. Du hast eine Band gefunden (oder bist selbst Teil der Band). Du bist bereit, den Verkauf zu starten. Doch dann zögerst du beim Eingabefeld: „Preis pro Ticket“.

Setzt du 10 € an? Das fühlt sich zu billig an, und du könntest draufzahlen. Setzt du 25 € an? Das wirkt teuer, und du hast Angst, dass niemand kommt.

Bei kleinen Events (50–150 Personen) raten die meisten Veranstalter einfach. Sie schauen, was der Club nebenan verlangt, und kopieren es. Genau so verliert man Geld.

Preiskalkulation ist keine Gefühlssache, sondern reine Arithmetik. Hier ist der Weg zu einer Zahl, die deine Rechnungen deckt und den Raum füllt.

1. Kenne deine Fixkosten (Burn Rate)

In dem Moment, in dem du den Mietvertrag für die Location unterschreibst, bist du im Minus. Dem Besitzer ist es egal, ob jemand kommt – er will seine Miete.

Schreibe jeden Euro auf, der dein Konto verlässt, bevor sich die Türen öffnen:

• Raummiete/Garantie: 300 € (Oft ein Mindestumsatz oder Fixmiete).
• Tontechniker: 150 € (Spare niemals an dieser Stelle).
• Marketing: 50 € (Social Media Ads, Flyer).
• Catering (Rider): 50 € (Getränke und Pizza für die Künstler).
• Notfall-Puffer: 50 € (Defekte Kabel, Taxis, vergessene Adapter).

Gesamtkosten: 600 €. Das ist deine Null-Linie. Diesen Betrag musst du einspielen, um nachts ruhig schlafen zu können.

2. Die „Gästelisten-Steuer“

Diesen Punkt vergessen Anfänger oft: Nicht jeder im Raum bezahlt.

Wenn deine Location 150 Personen fasst, verkaufst du keine 150 Tickets. Die Band bringt Partner mit, du hast enge Freunde, die helfen, und dann sind da noch der Fotograf oder Freunde des Personals.

Sagen wir, deine Gästeliste ist moderat: 10 Personen. Diese 10 Leute trinken, atmen und belegen Platz, tragen aber 0 € zum Umsatz an der Abendkasse bei.

• Gesamtkapazität: 150
• Verkaufbare Kapazität: 140

3. Das 60 % Sicherheitsnetz

Wenn du deinen Ticketpreis so berechnest, dass du alle 140 Tickets verkaufen musst, ist das ein riskantes Glücksspiel. Ausverkaufte Shows sind toll, aber für Newcomer selten.

Plane so, dass du bei 60 % Auslastung den Break-even erreichst. Wenn du deine Rechnungen bei einem halbvollen Raum bezahlen kannst, ist alles danach reiner Gewinn. Wenn du ein volles Haus zum Überleben brauchst, stehst du unter massivem Stress.

• Ziel-Verkauf: 60 % von 140 = 84 Tickets.

4. Die Rechnung (Der Basispreis)

Teile nun deine Fixkosten durch dein Verkaufsziel.

600 € / 84 Tickets = 7,14 €

Das ist dein Break-even-Preis. Wenn du weniger als 7,14 € netto pro Ticket einnimmst, zahlst du aus eigener Tasche drauf.

5. Die „Plattform-Steuer“ (Wo die meisten Veranstalter Geld verlieren)

Dies ist der kritischste Schritt. Bei vielen herkömmlichen Plattformen gilt: Wenn du den Preis auf 10,00 € festlegst, zieht die Plattform dir eine Gebühr ab (z. B. 5 % + 0,50 €).

• Szenario A (Herkömmliche Plattform):

  • Du verlangst: 10,00 €
  • Plattform behält ein: -1,00 €
  • Du erhältst: 9,00 €
  • Ergebnis: Du verlierst 84 € Umsatz (bei 84 Tickets). Das frisst deinen gesamten Notfall-Puffer und dein Marketing-Budget auf!

• Szenario B (Der TixFlow-Weg):

  • Wir glauben, dass der Ticketpreis dir gehört.
  • Du legst fest: 10,00 €.
  • Käufer zahlt: 10,00 € + Buchungsgebühr.
  • Du erhältst: 10,00 €.

Berechne deinen Preis immer basierend auf dem Betrag, der auf deinem Bankkonto landet, nicht auf dem, was der Kunde sieht.

6. Der Preis der „Würde“ (Endbetrag)

Wir wissen nun, dass wir 7,14 € netto zum Überleben brauchen, und nutzen TixFlow, um unsere Marge zu schützen. Schlagen wir etwas Gewinn auf.

• Basis-Bedarf: 7,14 €
• Gewinn/Puffer: ~2,86 €
• Endpreis: 10,00 €

Moment, sind 10 € nicht zu viel? Tatsächlich gibt es eine psychologische Falle: Wer zu billig ist, wirkt unprofessionell. Wenn Leute ein Konzert für 5 € sehen (weniger als ein Bier), gehen sie unterbewusst davon aus, dass die Band nur probt oder die Soundanlage schlecht ist.

Ein Preis zwischen 10 € und 15 € signalisiert Seriosität. Er sagt dem Publikum: „Wir haben eine professionelle Show vorbereitet.“ Ironischerweise steigert eine Preiserhöhung oft die Verkäufe, da der wahrgenommene Wert des Abends steigt.

Zusammenfassung

1. Berechne deine Fixkosten (Summe: 600 €).
2. Ziehe die Gästeliste ab (10 Personen).
3. Ziele auf 60 % Auslastung ab (84 Tickets).
4. Wichtig: Nutze eine Plattform, die Gebühren an den Käufer weiterreicht (wie TixFlow), sonst schlage 10 % auf den Preis auf, um den Verlust zu decken.
5. Setze einen Preis, der Qualität signalisiert (10 €+).

Rate nicht. Rechne. Und dann liefere eine großartige Show ab.